Kho quỹ của các ngân hàng thương mại (NHTM) là nơi trực tiếp cất giữ các loại tiền mặt và nhiều giấy tờ, tài liệu quan trọng nên dễ trở thành mục tiêu tấn công của tội phạm. Bất kỳ một sự cố nào xảy ra liên quan đến kho quỹ đều có thể gây giảm sút lòng tin của khách hàng, đặc biệt là khách hàng gửi tiền. Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát, quản lý là vô cùng cần thiết.
Rủi ro trong hoạt động kho quỹ của ngân hàng thương mại
Trong hoạt động ngân quỹ với khối lượng tài sản cần bảo quản, luân chuyển lớn, nhiều tài sản dễ có nguy cơ rủi ro cao. Rủi ro trước hết xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng quá lỏng lẻo hoặc quá phức tạp, nhất là các vấn đề liên quan đến việc phân định trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận không rõ ràng, nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc thường xuyên bị thay đổi...
Đối với kho tiền, rủi ro kết cấu kỹ thuật và các trang thiết bị trong kho quỹ bao gồm: các hệ thống về báo động, báo cháy, cảm biến rung, điện chiếu sáng, camera … không đảm bảo an toàn hoặc hoạt động không liên tục do chất lượng trang thiết bị kém, ngân hàng không bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ.
Xuất nhập tiền mặt tại kho tiền hoặc tại bộ phận giao dịch, ra/vào, đóng/mở và quản lý kho tiền, canh gác bảo vệ kho… không tuân thủ quy định và hiệu lực kiểm soát không đầy đủ như: không ghi chép, không đúng thành phần trong ban quản lý kho tiền; không kiểm kê bàn giao tài sản khi có sự thay đổi thành viên quản lý kho tiền hoặc cuối ngày, không kiểm soát đầy đủ tất cả các tài sản trong kho tiền.
Chìa khóa bảo quản tiền không được bảo quản đúng nơi quy định; việc kiểm kê kho vào cuối ngày không được thường xuyên; thành phần tham gia kiểm kê chưa đúng; cuối tháng có kiểm đếm tiền nhưng lại chưa đối chiếu với số liệu trên sổ sách…
Đối với công tác quản lý tài sản bảo đảm, các rủi ro có thể gặp phải là: Không kiểm kê, đối chiếu giữa số liệu trên bìa hồ sơ quản lý tài sản bảo đảm với số liệu trên chương trình quản lý tài sản bảo đảm; tài sản thế chấp trong kho không khớp với số liệu trên chương trình quản lý hồ sơ tài sản bảo đảm, thế chấp; xuất kho khi chưa có sự phê duyệt của lãnh đạo; mất, thất lạc tài sản bảo đảm.
Trong công tác ngân quỹ, các rủi ro bao gồm: Tồn quỹ trong ngày, cuối ngày không đúng quy định; thu/chi tiền nhưng không lập bảng kê, không đóng dấu trên các chứng từ liên quan; thiếu quỹ tiền mặt so với báo cáo hoặc thiếu tiền trong các bó niêm phong khi nộp về Ngân hàng Nhà nước (NHNN) hoặc các tổ chức tín dụng; không có bảo vệ canh gác tiền, tài sản trong giờ nghỉ trưa; thành phần tham gia tiếp quỹ ATM chưa đảm bảo số lượng.
Giao dịch viên chưa được trang bị đầy đủ các phương tiện quản lý tiền như: két sắt, hoặc phòng giao dịch có gian đệm quá bé; thùng tiền của giao dịch viên buổi trưa không được niêm phong; không mở sổ theo dõi việc gửi tiền thùng vào buổi trưa giữa giao dịch viên, ngân quỹ chính và ngân quỹ phụ.
Trong công tác thu chi quỹ tiền mặt, quản lý ấn chỉ, kiểm kê, giao dịch viên hạch toán không đúng quy trình, cho khách hàng ký trước chứng từ, lập khống chứng từ để rút tiền của ngân hàng. Thủ kho tiền lập khống chứng từ để rút và chiếm đoạt tiền của ngân hàng. Sắp xếp tổ trưởng hoặc trưởng phòng quản lý ngân quỹ kiêm thủ kho và thực hiện ký duyệt các giao dịch. Thành phần kiêm kê định kỳ chưa đúng hoặc chưa có quyết định của giám đốc; không bảo quản ấn chỉ quan trọng và ấn chỉ thường trong tủ, két có khóa an toàn.
Ngoài các rủi ro đến từ nội bộ, ngân hàng còn đối mặt với rủi ro bên ngoài, chẳng hạn như tội phạm lợi dụng những sơ hở trong quản lý kho quỹ để đột nhập lấy trộm cắp trong kho, hoặc cướp tiền, tài sản có giá tại nơi giao dịch/trên đường vận chuyển.
Tăng cường kiểm soát an toàn kho quỹ
Hiện nay, NHNN đã ban hành Thông tư số 01/2014/TT-NHNN quy định về việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển; kiểm tra, kiểm kê, bàn giao, xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong ngành ngân hàng; việc thu, chi tiền mặt giữa NHNN, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài và khách hàng. Đây chính là căn cứ quan trọng để các NHTM Việt Nam xây dựng và triển khai các hoạt động kiểm soát về an toàn kho quỹ.
Theo Office of Internal Audit of WFP’s headquarters, việc kiểm soát hoạt động ngân quỹ của các tổ chức có nhiều chi nhánh ở các địa phương cần gắn liền với quản lý rủi ro và quản trị DN. Các tổ chức cần đủ nhân viên, phân bổ rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các cá nhân trong hoạt động quản lý ngân quỹ, thiết kế và thực hiện các kiểm soát nội bộ cũng như trách nhiệm giám sát.
Các hoạt động kiểm soát an toàn kho quỹ cần bao phủ cả kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát sửa chữa.
Trong đó, với hoạt động kiểm soát ngăn ngừa, các NHTM thiết lập trung tâm kho quỹ trực thuộc trụ sở chính, trung tâm này có vai trò đầu mối trong việc xây dựng, trình Ban điều hành phê duyệt các quy định liên quan đến quản lý và dịch vụ kho quỹ như:
Phân cấp thẩm quyền hạn mức trong xét duyệt và cất trữ chìa khóa kho/két giữ tiền tại chi nhánh và Hội sở; xây dựng tiêu chuẩn chức danh chuyên viên ngân hàng liên quan tới hoạt động kho quỹ;
Phân chia công việc giữa các chuyên viên ngân hàng liên quan tới hoạt động ngân quỹ và đảm bảo sự phối hợp của đội ngũ bảo vệ tham gia vào quá trình vận chuyển tiền, ấn chỉ; giao nhận, vận chuyển, bảo quản tiền/ấn chỉ, quản lý tài sản bảo đảm phải đầy đủ, rõ ràng. Ngân hàng luôn luôn phải có hội đồng giao nhận, kiểm đếm tiền để kịp thời phát hiện các sai sót trong quá trình giao nhận...
Ngoài ra, hoạt động kiểm soát ngăn ngừa cần phải đảm bảo các quy định về giao nhận theo niêm phong tiền hoặc kiểm đếm chi tiết; vận chuyển, điều chuyển tiền; sử dụng, bàn giao ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt; quản lý tài sản bảo đảm; kiểm soát đối với tồn quỹ.
Với hoạt động kiểm soát phát hiện, các NHTM cần tăng cường giám sát hoạt động của các nhân viên trong hoạt động kho quỹ như: thường xuyên kiểm tra camera an ninh ở kho tiền, quỹ trung tâm và quầy giao dịch; tăng cường các kiểm soát thường xuyên hoặc đột xuất tại kho tiền và quầy giao dịch.
Đặc biệt, các NHTM cần kiểm quỹ cuối ngày đảm bảo chính xác, mọi trường hợp thừa/thiếu tiền phải tìm kiếm nguyên ngân thông qua việc đối soát số liệu từ chứng từ và số liệu trên chương trình/phần mềm hạch toán; truy soát dữ liệu camera an ninh để xử lý và hạch toán thừa/thiếu tiền theo đúng chế độ.
Trong kiểm soát sửa chữa, khi xảy ra các rủi ro, thiệt hại, mất mát đối với hoạt động kho quỹ, các NHTM cần tìm hiểu nguyên nhân, xác định trách nhiệm của các cá nhân liên quan, có biện pháp xử lý khủng hoảng truyền thông phù hợp nếu gây ra những thiệt hại cho khách hàng.
ThS. Trần Phương Thùy - Khoa Kế toán, Kiểm toán - Học viện Ngân hàng
Tài liệu tham khảo
Office of Internal Audit of WFP’s headquarters (2017), Internal Audit of WFP’s Management of Treasury Operations, Office of the Inspector General.
Tạ Quang Phong (2016), Hướng dẫn nội dung Kiểm soát, kiểm toán nội bộ nghiệp vụ kho quỹ Ngân hàng nhà nước, Trường Bồi dưỡng cán bộ ngân hàng
Thông tư số 01/2014/TT-NHNN ngày 06 tháng 01 năm 2014 quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
