Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam (VietnamPost) vừa cho biết, đã đưa vào vận hành hệ thống kho tài liệu tại 2 địa bàn trọng điểm là Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nhằm mang đến giải pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp một cách an toàn, tiện lợi và tiết kiệm nhất thị trường Việt Nam.
Để giải quyết bài toán lưu trữ tài liệu trong thời gian dài, thuê kho lưu trữ là phương án tối ưu nhất được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giải phóng không gian phục vụ công tác sản xuất và kinh doanh, đồng thời tiết kiệm chi phí xây kho, quản lý, vận hành.
Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ đảm bảo đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định tại kho của Vietnam Post Logistics
Kho tài liệu của VietnamPost, có mặt bằng rộng, thoáng, đảm bảo sức chứa lên đến hàng trăm nghìn thùng cùng cơ sở vật chất, ô kệ, thùng đựng chuyên dụng đáp ứng tốt các điều kiện bảo quản hồ sơ, tài liệu, hệ thống kho tài liệu của Vietnam Post Logistics không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý, trích lục, tra cứu dễ dàng thông qua quy trình chặt chẽ, nhân sự chuyên nghiệp mà còn loại bỏ hoàn toàn khả năng hư hỏng, thất lạc, nhầm lẫn hồ sơ so với việc tự lưu trữ và tiết kiệm, tối ưu một phần chi phí không nhỏ.
Tại kho, bên cạnh hệ thống trang thiết bị lưu trữ đạt chuẩn, Vietnam Post Logistics cũng đảm bảo tối đa các yếu tố an toàn phòng cháy chữa cháy theo quy định và camera an ninh, giám sát 24/24 mọi vị trí trong kho, định kỳ xịt khử mối mọt, côn trùng cũng như kiểm soát tốt các điều kiện về độ ẩm, nhiệt độ.
Đại diện Vietnam Post Logistics cho biết, “Việc tìm được một đơn vị cung cấp dịch vụ thuê kho tài liệu uy tín sẽ hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình phân loại, đóng gói, sắp xếp, lưu trữ, sử dụng, quản lý cả về mặt thời gian, chi phí hay mức độ thuận tiện. Là nhà cung cấp dịch vụ logistics với uy tín và kinh nghiệm dày dặn trên thị trường, Vietnam Post Logistics tự tin sẽ là đối tác số 1, mang lại giải pháp lưu trữ cho doanh nghiệp với chi phí tiết kiệm nhất, quy trình chuyên nghiệp và mức độ đảm bảo an toàn cao nhất”.
Theo quy định Luật pháp Việt Nam về lưu trữ hồ sơ, giấy tờ là vấn đề mà mỗi doanh nghiệp cần lưu tâm, đặc biệt với những doanh nghiệp/tập đoàn lớn, cần lưu trữ khối lượng lớn tài liệu trong thời gian dài.
Được biết, mỗi doanh nghiệp trung bình sẽ cần ít nhất từ 20-50m2 diện tích/năm để lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giấy tờ của đơn vị trong ít nhất 5 năm, một số khác có thể lâu hơn, thậm chí là vĩnh viễn. Do vậy, việc sử dụng các kho tài liệu chuyên biệt sẽ giúp các doanh nghiệp giải phóng bớt những “gánh nặng lưu trữ”, tối ưu không gian không hữu ích và nhẹ nhàng hơn trong công tác truy vấn và sắp xếp các văn bản, giấy tờ phục vụ công việc.
Tài liệu được sắp xếp, đánh số, dán mã vạch theo quy trình chặt chẽ để thuận tiện quản lý, lưu trữ
Kho tài liệu hiểu một cách đơn giản là kho dùng để lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu theo điều kiện tiêu chuẩn của Cục văn thư lưu trữ quốc gia về nhiệt độ, độ ẩm cũng như sắp xếp, đóng gói theo quy trình riêng đảm bảo không gây hư hại, ẩm mốc, mủn giấy cho tài liệu. Các kho này thường được đặt ở các vị trí thuận tiện cho việc kết nối, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu truy vấn, vận chuyển khi cần thiết.
Doanh nghiệp có thể sử dụng kho để lưu trữ bất kì loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ nào. Song, tùy theo mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể ưu tiên nhóm các tài liệu quan trọng, cần bảo quản cao nhất để lưu trữ tại kho như Nhóm các hồ sơ pháp lý cho việc thành lập doanh nghiệp; Nhóm hồ sơ dự thầu, chào thầu, dự án; Nhóm hồ sơ kiểm toán, giấy tờ kế toán, thanh toán, hóa đơn; Nhóm hồ sơ xây dựng, công trình; Nhóm hồ sơ pháp chế, hành chính, nghiệp vụ chuyên môn,…
