Để đảm bảo thông suốt dòng chảy vật chất bên cạnh dòng chảy dữ liệu của nền kinh tế số, đồng thời từng bước thực hiện mục tiêu số hóa bưu chính trong thời gian sớm nhất,Tổng công ty Bưu điện Việt Nam (Vietnam Post) đang tập trung triển khai Bộ giải pháp đặc biệt nhằm tối ưu hóa tiện ích cho khách hàng trong lĩnh vực bưu chính chuyển phát.
Bộ giải pháp chấp nhận dịch vụ bưu chính chuyên biệt CAS (KHL/DVBC) là nền tảng thuộc dự án“Hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin Bưu chính Việt Nam - MPITS” của Vietnam Post. Hiện tất cả các điểm phục vụ của Vietnam Post trên toàn quốc đều đang ứng dụng nền tảng này trong việc quản lý và chấp nhận dịch vụ bưu chính chuyển phát. Với giải pháp này, các khách hàng sử dụng dịch vụ chuyển phát không phân biệt số lượng bưu gửi ở mỗi lần giao dịch đặc biệt là khách hàng Thương mại điện tử sẽ rút ngắn đáng kể thời gian tác nghiệp bởi các dữ liệu đều được tự động cập nhật theo thời gian thực nên tính chính xác, tiện lợi được đảm bảo tối đa.
Bộ giải pháp Chấp nhận dịch vụ bưu chính chuyên biệt gồm 3 ứng dụng là chấp nhận dịch vụ bưu chính (CAS-PortalKHL), hỗ trợ khách hàng (CAS-HTKH) và tính cước tập trung (CAS-HTTC). Bộ ba ứng dụng này không chỉ giúp Bưu điện Việt Nam quản lý hồ sơ khách hàng, các hợp đồng cung ứng dịch vụ cũng như sản phẩm dịch vụ và hệ thống cước phí dịch vụ chặt chẽ, minh bạch mà còn hỗ trợ tối đa cho các khách hàng khi có nhu cầu tiếp cận và sử dụng dịch vụ cũng như có thể tính toán quy đổi giá thành sản phẩm khi cung cấp hàng hóa qua các kênh bán hàng số chuyên biệt đến khách hàng của mình. Ứng dụng chấp nhận dịch vụ bưu chính sẽ cho phép tất cả các điểm phục vụ của Bưu điện Việt Nam chấp nhận cùng lúc hàng triệu bưu phẩm, bưu kiện, chuyển phát nhanh với nhiều phương thức ghi nhận dữ liệu đầu vào theo yêu cầu của khách hàng như: kết nối API với các sàn TMĐT, các phần mềm bán hàng, các kênh bán chuyên biệt của khách hàng, website bán hàng hay đơn giản từ file dữ liệu của khách hàng TMĐT cung cấp. Đặc biệt, khách hàng sẽ chủ động tạo đơn trên app/web My VietnamPost hoặc website riêng của khách hàng.
Ngoài ra, nền tảng có tính kết nối chặt chẽ, tự động với các phần mềm quản lý kho hàng giúp dễ dàng triển khai các giải pháp hậu cần Thương mai điện tử nhằm thực hiện công đoạn hoàn tất đơn hàng ở chặng cuối cùng trong giao dịch TMĐT gồm: Nhập hàng vào kho, quản lý hàng hóa và lưu kho, xuất kho theo đơn yêu cầu và chuyển đơn hàng đến tay người nhận bằng dịch vụ chuyển phát nhanh (EMS fulfillment) hoặc chuyển phát nhanh tiết kiệm.
Việc theo dõi trạng thái đơn hàng, thay đổi thông tin phát cũng được thực hiện đơn giản, nhanh chóng hơn trước. Đặc biệt, việc kết nối liên thông thông tin bưu gửi từ khâu chấp nhận đến khâu phát qua các ứng dụng app, mobile giúp chất lượng phát được nâng lên rõ rệt, tỷ lệ phát thành công của Vietnam Post hiện nay lên tới 98% ở một số dịch vụ chất lượng cao và trung bình đạt 94% ở tất cả các mảng dịch vụ Bưu chính. Đến nay, trung bình mỗi tháng CAS-PortalKHL đã tiếp nhận thành công trên 35 triệu bưu gửi, chủ yếu là từ khách hàng TMĐT.
CAS(KHL/DVBC) được kết nối chặt chẽ với các nền tảng sẵn có tạo ra một nền tảng đồng nhất giúp tối ưu quy trình sản xuất, đổi mới cách thức quản lý
Với ứng dụng hỗ trợ khách hàng và tính cước tập trung và tự động, các giao dịch sẽ được thực hiện nhanh gọn và giao dịch viên, nhân viên kinh doanh không cần phải nhớ hoặc tra cứu đối với hệ thống hơn 7.400 loại cước khác nhau đang áp dụng cho từng nấc, từng loại dịch vụ hiện nay. Nổi trội hơn là khách hàng của Bưu điện có thể tự tính cước và xuất báo cáo cước đối với từng bưu gửi hoặc nhóm bưu gửi qua một vài click chuột, qua đó nhanh chóng đưa ra quyết định giá bán sản phẩm, các chính sách khuyến mại hay các giải pháp hỗ trợ khách hàng của mình khi mua hàng trên các nền tảng khác nhau, phương thức giao hàng khác nhau. Đặc biệt, các yêu cầu điều chỉnh về thông tin người nhận, các thay đổi khác theo yêu cầu hoặc phát sinh khiếu nại của khách hàng đều được giải quyết một cách nhanh nhất thông qua các giao thức số trên phần mềm khác. Ứng dụng sẽ được kết nối như điều tin PacknSend và phần mềm phát Ding dong trên điện thoại di động của Bưu tá và CRM của hệ thống chăm sóc khách hàng đa kênh của Vietnam Post. Bên cạnh đó, ứng dụng có tính bảo mật cao nên việc quản lý tệp data người nhận, người gửi, quản lý doanh thu, sản lượng, số lượng khách hàng được đảm bảo tuyệt đối an toàn. Việc quản lý theo Mã của CAS (KHL/DVBC) cho phép Vietnam Post áp dụng cơ chế, chính sách riêng đối với từng khách hàng theo quy mô, doanh số hay theo từng chương trình khuyến mại, chăm sóc khách hàng riêng biệt theo giai đoạn hay chăm sóc thường xuyên.
Đại diện Bưu điện Việt Nam cho biết cũng như các nền tảng khác, CAS (KHL/DVBC) được kết nối chặt chẽ với các nền tảng sẵn có tạo ra một nền tảng đồng nhất và cơ hộ phát triển, mở rộng thêm dịch vụ mới, tạo nên một hệ sinh thái Bưu chính số năng động, chủ động, tiện ích, thông minh và khép kín từ định danh xác thực điện tử PostID - CAS - địa chỉ số Vpostcode vào chuyển phát - PostPay vào thanh toán không dùng tiền mặt… Qua đó, giúp Bưu điện Việt Nam tối ưu hóa quy trình sản xuất, đổi mới cách thức quản lý, hình thành các Trung tâm phục vụ Dịch vụ Bưu chính thông minh trên toàn quốc, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, tiếp tục khẳng định vai trò, vị thế doanh nghiệp Bưu chính quốc gia tiên phong trong Chuyển đổi số.
