Là doanh nghiệp Bưu chính quốc gia đi đầu trong chuyển đổi số, Bưu điện Việt Nam (Vietnam Post) đã thiết lập hệ thống kho dữ liệu lưu trữ lớn làm cơ sở triển khai thành công ứng dụng điều hành thông minh trong quản trị công việc góp phần thay đổi quy trình sản xuất.
Chuyển đổi số hệ thống lưu trữ dữ liệu
Giải quyết triệt để vấn đề “trễ” trong tổng hợp số liệu, truy xuất dữ liệu báo cáo khó khăn khi mỗi dịch vụ đòi hỏi một phần mềm quản lý riêng rẽ CAS-ReportingDB ra đời và đưa vào ứng dụng trong thực tế đã trở thành “bước nhảy vọt” trong chuyển đổi số hệ thống lưu trữ dữ liệu của Vietnam Post. Với đặc thù cung cấp đa dịch vụ trên khắp Việt Nam và quan hệ Bưu chính với hơn 200 quốc gia, vùng lãnh thổ trên toàn thế giới, việc tổng hợp dữ liệu tập trung để mỗi nhân viên ở từng bộ phận đều có thể tiếp cận số liệu theo thời gian thực đã giảm đáng kể chi phí và thời gian trong khớp nối giữa các ca làm việc, các bộ phận liên quan trong cùng một đơn vị hay toàn mạng lưới.
Có thể nói, ứng dụng “Dữ liệu thống kê Kế toán - Nghiệp vụ (CAS-ReportingDB)” được triển khai trên toàn mạng lưới là một minh chứng về sự đột phá trong chuyển đổi số lĩnh vực quản lý dữ liệu của doanh nghiệp bưu chính số một tại Việt Nam. CAS-ReportingDB đã chứng minh năng lực và khả năng giải quyết triệt để các bài toán từ việc quản lý dữ liệu (thống kê sản lượng, doanh thu, công nợ,…) cho đến việc đánh giá năng suất làm việc của nhân viên tại từng điểm phục vụ, từng quầy phục vụ trong cùng một điểm.
“Giờ đây việc lưu trữ dữ liệu được tự động hóa nên không còn xảy ra tình trạng thông tin thiếu tin cậy hoặc có thể sai số. Việc ứng dụng nền tảng kho dữ liệu thống kê Data Warehouse lớn “Giao dịch đa dịch vụ chi tiết/tổng hợp” đã giúp các cấp quản lý dễ dàng phân tích và theo dõi các thông tin trong một nền tảng chung thống nhất và duy nhất”, Bà Vũ Thanh Xuân, Trưởng Ban Kỹ thuật Công nghệ và thông tin Bưu điện Việt Nam chia sẻ.
Với một lượng dữ liệu phát sinh theo thời gian thực “khổng lồ” khi mỗi phút có hàng triệu giao dịch được thực hiện thành công thì việc cung cấp các báo cáo mang tính “tức thì” với hình thức thể hiện đa dạng của CAS-ReportingDB được coi là “Trung tâm dữ liệu lớn” trong vận hành kinh doanh, tạo nên sự minh bạch và thông suốt dòng chảy dữ liệu trong mọi hoạt động, việc tổng hợp, xuất báo cáo giờ đây chỉ tính bằng “giây” cho mỗi nhu cầu truy xuất.
Việc kết nối dữ liệu và giám sát thực hiện mục tiêu kinh doanh hàng ngày chặt chẽ, chính xác, minh bạch và hiệu quả hơn khi triển khai hệ thống ứng dụng
Điều hành thông minh trên toàn mạng lưới
“Quản trị, Điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh thông minh BI (Business Intelligence)” là ứng dụng được Vietnam Post đưa vào triển khai trên toàn quốc từ đầu năm 2021 đã phát huy hiệu quả tối đa trong phân tích hệ thống dữ liệu thành các thông tin tối quan trọng giúp các cấp quản lý nhanh chóng đưa ra các quyết định chuẩn xác trong điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống ứng dụng này cũng giúp Vietnam Post nắm bắt sâu hơn về thị trường và khách hàng từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả, chuẩn xác thúc đẩy kinh doanh trên toàn mạng lưới, đồng thời đáp ứng tức thì và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của Bưu điện.
Tại Ninh Bình, sau khi triển khai hệ thống ứng dụng BI, giờ đây Lãnh đạo Bưu điện tỉnh đã có thể quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trực tuyến, đồng thời tiếp nhận các cảnh báo theo thời gian thực khi có vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dịch vụ đến khách hàng cũng như các tác vụ trong công tác quản trị, các báo cáo liên quan. Từ đó giúp đơn vị đưa ra các biện pháp xử lý nhanh chóng, kịp thời để nâng cao chất lượng dịch vụ, làm hài lòng khách hàng.
Cũng như Bưu điện tỉnh Ninh Bình, giờ đây tất cả đơn vị của Vietnam Post đều đang đồng loạt ứng dụng hệ thống BI trong điều hành sản xuất kinh doanh. Việc lập báo cáo, phân tích thông tin, so sánh dữ liệu cùng kỳ, đánh giá thông tin với nhu cầu thị trường, gợi ý giải pháp về hoạt động, từ kế hoạch SXKD, tổ chức sản xuất, quản lý chất lượng đến tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng rất nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt việc kết nối dữ liệu và giám sát thực hiện mục tiêu kinh doanh hàng ngày, từ cấp Tổng công ty đến các điểm phục vụ rất chặt chẽ, chính xác, minh bạch và hiệu quả. Mọi kết quả triển khai tại từng đơn vị, từng điểm phục vụ đều được hiển thị chi tiết và rõ ràng theo thời gian thực làm cơ sở hỗ trợ “nhà quản trị” các cấp ra quyết định xử lý các công việc phát sinh trong ngắn hạn, xây dựng chiến lược phát triển dài hạn nhanh chóng, bám sát thực tế và đúng theo xu hướng của thị trường, đáp ứng và giải quyết tức thì những nhu cầu phát sinh của khách hàng.
Theo Ông Nguyễn Quốc Vinh, Thành viên Hội đồng thành viên, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam thì Vietnam Post hiện đang sở hữu một hệ thống dữ liệu khổng lồ. Kho lưu trữ dữ liệu tập trung của Vietnam Post hàng ngày tiếp nhận hàng trăm triệu thông tin từ hơn 13.000 điểm phục vụ trên toàn mạng lưới Điều này đòi hỏi Tổng công ty phải ứng dụng công nghệ nhằm chuẩn hóa và xử lý toàn bộ dữ liệu thô trên toàn mạng lưới thành các thông tin có ý nghĩa phục vụ cho công tác quản lý quản trị. Từ đó việc chỉ đạo, điều hành trực tuyến từ Tổng công ty xuống các đơn vị trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. BI là giải pháp được đánh giá là hệ thống chủ lực trong thực hiện công việc này và cũng là bước đột phá trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện của Vietnam Post.
Hiện nay, để đảm bảo tính bảo mật của hệ thống dữ liệu, Vietnam Post đã tích hợp mã định danh xác thực PostID trong việc tạo tài khoản hệ thống và phân quyền, quản lý, giám sát việc truy cập của cán bộ công nhân viên vào hệ thống.
Trong chiến lược chuyển đổi số, Vietnam Post sẽ thiết lập Nền tảng kho dữ liệu lưu trữ lớn”, ứng dụng AI, Machine Learning. Big Data sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và gian lận trong khi duy trì vẫn tuân thủ các quy định chung để các quyết định đưa ra chính xác hơn, và quá trình giải quyết vấn đề sẽ nhanh chóng và linh hoạt. Kho dữ liệu này không chỉ tích hợp toàn bộ các thông tin đã được xử lý theo công nghệ Data Warehouse mà còn lưu trữ toàn bộ các dữ liệu thô của Bưu điện Việt Nam nhằm giúp cho việc việc sử dụng dữ liệu, xác định, đánh giá thị trường, nhu cầu, thị hiếu của từng lớp khách hàng trở nên nhanh hơn, linh hoạt hơn và đáng tin cậy hơn.
